Secretariaat- of Kabinetszaken Scan

Een secretariaat- of kabinetszaken scan is een evaluatieproces waarmee je de efficiëntie, effectiviteit en kwaliteit van het secretariaat of binnen kabinetszaken binnen de gemeente kunt beoordelen. Het doel is om te identificeren waar verbeteringen mogelijk zijn en om samenwerking te verbeteren en een efficiëntie slag te maken in processen en werkzaamheden. Daarmee beter te laten aansluiten op de behoeften van het team, college en de organisatie.

Uitvoering van de scan:

1. Voorbereiding

  • Doelstellingen vaststellen: Bepalen wat er bereikt moet worden met de scan. Bijvoorbeeld, wil je de werkprocessen optimaliseren, samenwerking stimuleren, kosten besparen of inzicht krijgen in uren per onderdeel van werkzaamheden. 
  • Samenstellen: Betrekken van medewerkers van het secretariaat en kabinetszaken, managers en eventueel collegeleden. 
  • Documenten verzamelen: Verzamelen van alle relevante documenten zoals functiebeschrijvingen, workflowprocessen, en bestaande rapporten over de prestaties van het team.

 

2. Analyse van huidige situatie

  • Interviews en enquêtes: Praten met medewerkers van het secretariaat, kabinetsmedewerkers, teammanager en andere betrokkenen om inzicht te krijgen in de huidige werkwijzen, uitdagingen en behoeften.
  • Observatie: Observatie van het team in actie om inzicht te krijgen in de dagelijkse werkwijze.
  • Procesanalyse: Analyseren van de huidige werkprocessen om inefficiënties of knelpunten te herkennen.
  • IT-systemen en tools evalueren: Bekijken of de gebruikte software en tools effectief passend zijn en goed worden benut.

 

3. Benchmarking

  • Vergelijking met best practices: Vergelijken van de resultaten van de analyse met best practices in de sector. Dit geeft inzicht in de werkzaamheden en organisatie of er achter wordt gelopen of juist voorop.

 

4. Rapportage

  • Resultaten samenvatten: Er volgt een overzicht van de bevindingen van de scan. Dit omvat zowel de sterke punten als de gebieden voor verbetering.
  • Aanbevelingen doen: Er worden concrete aanbevelingen gedaan voor verbeteringen. Dit kan variëren van het aanpassen van werkprocessen tot het implementeren van nieuwe software, trainingen of het zelfs anders inrichten van teams en werkzaamheden. 
  • Presenteren aan stakeholders: De bevindingen en aanbevelingen worden gedeeld met de betrokkenen binnen de organisatie.

 

5. Implementatie

  • Actieplan opstellen: Er wordt een gedetailleerd plan uitgewerkt voor het doorvoeren van de aanbevolen verbeteringen.
  • Begeleiding: Indien gewenst kan HEB begeleiding bieden tijdens het implementatietraject.

 

Met deze stappen wordt er een uitgebreide en effectieve secretariaat-of kabinetsscan uitgevoerd die leidt tot meetbare verbeteringen in de efficiëntie en effectiviteit van het team.

 

Kosten € 1595,00 excl. btw